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Flujos relacionados: Obtener tipos de cita (Cal.com), Comprobar disponibilidad (Cal.com), Crear cita (Cal.com), Buscar cita (Cal.com), Reprogramar cita (Cal.com) y Cancelar cita (Cal.com).
Recepcionista telefónica para una clínica que agenda, reprograma y cancela citas usando Cal.com como calendario. A diferencia de Gestión de citas (Google Calendar), esta plantilla cubre el ciclo completo de la cita: no solo crea, también localiza, mueve y anula reservas ya existentes, y trae los tipos de cita disponibles automáticamente al principio de la llamada en lugar de tenerlos fijados en el prompt.

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Qué hace

Atiende las llamadas de tus pacientes, identifica qué tipo de consulta necesitan, consulta los huecos libres en Cal.com y deja la cita creada — o localiza una cita existente para cambiarla de hora o cancelarla. Es un agente de prompt único en español, con un tono cercano y serio pensado para gestión de citas médicas. Nunca da consejos ni disclaimers médicos: se limita a la agenda.
La plantilla completa son seis flujos. Uno se ejecuta automáticamente antes de que el agente hable; los otros cinco son las herramientas que usa durante la conversación.

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Cómo transcurre la llamada

  1. Saluda e identifica la intención. Avisa de que la llamada puede ser grabada y pregunta qué necesita el paciente: cita nueva, cambiar una que ya tiene, o anularla.
  2. Cita nueva. Pregunta el tipo de cita (usando los tipos que trajo Obtener tipos de cita) y el día. Llama a comprobar_disponibilidad, ofrece el hueco o dos alternativas, pide nombre y correo, y confirma antes de llamar a crear_cita.
  3. Reprogramar. Pide el correo con el que se reservó, llama a buscar_cita para localizarla, pregunta el nuevo día, comprueba disponibilidad para el mismo tipo de cita y confirma antes de llamar a reprogramar_cita.
  4. Cancelar. Pide el correo, localiza la cita con buscar_cita, repite en voz alta el día y la hora, y solo cancela con un sí explícito — cualquier duda del cliente detiene la cancelación.
  5. Situaciones especiales. Si el paciente describe síntomas de urgencia, salta el flujo normal y ofrece el primer hueco libre del día. Si pregunta por precios, resultados o cualquier tema fuera de la agenda, dice que el equipo se lo verá y no inventa una respuesta. Nunca lee en voz alta los identificadores internos de citas o tipos de cita.
El agente nunca menciona que está usando una herramienta ni explica sus resultados internos — habla siempre en función del resultado, no del proceso.

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Qué necesitas

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Puesta en marcha

1

Crea el agente

En Agentes, pulsa Crear Agente, selecciona la plantilla “Gestión de citas (Cal.com)” y Usar plantilla.
2

Rellena las variables

<<agent_name>> y <<clinic_name>> aparecen dos veces cada una: en el bloque Identidad y en el saludo inicial del Flujo de la llamada. Cámbialas en los dos sitios. <<sintomas_urgencia>> aparece una vez, en Situaciones especiales.
3

Configura los seis flujos

Crea los seis flujos desde el apartado Flujo en Herramientas, o directamente desde este agente. Obtener tipos de cita va como flujo pre-llamada; los otros cinco son herramientas que el agente invoca por su nombre — comprobar_disponibilidad, crear_cita, buscar_cita, reprogramar_cita y cancelar_cita — así que los nombres deben coincidir exactamente.Todos apuntan a la misma cuenta de Cal.com. Si usas cuentas distintas para consultar y para crear, el agente ofrecerá huecos que luego no podrá reservar.
4

Revisa la zona horaria

Varios flujos traen Europe/Madrid fijado. Si operas en otra zona horaria, revísala en cada uno: Comprobar disponibilidad, Crear cita y Reprogramar cita.
5

Marca start_date como obligatorio en Crear cita

El flujo Crear cita (Cal.com) trae la fecha de la cita como parámetro opcional, cuando en realidad es imprescindible. Corrígelo antes de publicar.
6

Publica los flujos

Cada flujo hay que publicarlo. Si este paso no se ejecuta, el agente no podrá hacer uso de los flujos.
7

Prueba y publica

Haz una llamada de prueba probando los tres caminos — cita nueva, reprogramar y cancelar — y comprueba que los cambios se reflejan en Cal.com. Después publica el agente.

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Antes de publicar

Ten en cuenta los siguientes puntos a la hora de configurar tu plantilla:
  • Crear cita sin comprobación previa: si quieres que el flujo vuelva a comprobar el hueco justo antes de reservar (como sí hacen reprogramar y cancelar), tendrás que añadirlo tú; de base, Crear cita confía en que Cal.com rechace un hueco ya ocupado, y si eso ocurre, el agente se queda sin respuesta en lugar de recibir un mensaje de error.
  • Motivo de la reprogramación: si quieres que el motivo del cambio quede registrado en Cal.com, tendrás que añadirlo; de base, Reprogramar cita lo manda siempre vacío, aunque sí recoge el motivo de la cancelación.
  • Transferir a una persona: añade la herramienta de transferencia si quieres que el agente pueda hacerlo; de base, ante temas fuera de la agenda dice que el equipo se lo verá, pero no transfiere la llamada.
  • Atender en varios idiomas: cambia el selector de idioma a Multilingüe para que el agente detecte el idioma de cada paciente y responda en ese mismo idioma. Por defecto solo habla español.
  • Tipos de cita nuevos en Cal.com: aparecen solos en la siguiente llamada gracias al flujo pre-llamada — no hace falta tocar el prompt cada vez que añades o quitas un tipo de cita en Cal.com.

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Siguientes Pasos

Obtener tipos de cita (Cal.com)

El flujo que prepara la llamada.

Comprobar disponibilidad (Cal.com)

El flujo que consulta los huecos libres.

Buscar cita (Cal.com)

El paso previo a reprogramar o cancelar.

Cómo hacer prompts

Si quieres modificar el prompt de la plantilla.