La plantilla está pensada para casos en los que quieres contactar rápidamente con un lead después de que haya dejado sus datos en tu web, un anuncio o cualquier otro formulario.
Qué hace
El agente se encarga de contactar con el lead, consultar la disponibilidad del equipo y crear la cita en Google Calendar. Después de la llamada, puedes automatizar la actualización del lead en HubSpot y el envío de emails.La plantilla completa son cuatro flujos, pero el agente solo maneja dos como herramientas. Los otros dos envuelven la llamada: uno la origina y otro recoge el resultado cuando termina.
Cómo transcurre la llamada
- Se presenta y pide permiso. Dice que es una IA, menciona que el lead acaba de contactar y pregunta si tiene treinta segundos. Si el lead se muestra molesto, se despide sin insistir.
- Pregunta cuándo le viene bien. Espera a que el lead diga una franja o una hora.
- Consulta la agenda. Avisa con un “dame un segundito” y llama a
comprobar_disponibilidad. Recibe los huecos libres en hora local. - Ofrece dos opciones. Ofrece hasta dos horarios disponibles. Si el horario solicitado no está disponible, propone las alternativas más cercanas. Si no hay disponibilidad ese día, pide al lead otra fecha.
- Pide confirmación explícita. Repite día y hora en voz alta y espera un sí antes de tocar el calendario. Si el lead corrige algo, vuelve a llamar a
comprobar_disponibilidadcon los datos nuevos. - Crea la cita. Llama a
crear_cita, que vuelve a comprobar el hueco antes de dar de alta el evento. Después se despide y termina.
Qué necesitas
- Un número de teléfono desde el que llamar
- Una conexión de Google Calendar, Gmail y HubSpot
- El flujo Disparador de llamada mediante Webhook
- El flujo Comprobar disponibilidad (Google Calendar)
- El flujo Crear cita (Google Calendar)
- El flujo Gestión de lead postllamada (HubSpot)
Puesta en marcha
1
Crea el agente
En Agentes, pulsa Crear Agente, selecciona la plantilla “Gestión de leads (HubSpot)” y Usar plantilla.
2
Personaliza los datos básicos
<<agent_name>> aparece dos veces: en el bloque Identidad y dentro del saludo del paso 1 de Instrucciones de Tarea. Cámbialo en los dos.3
Ajusta el horario y la duración
En el prompt, edita el bloque Horario de llamadas con el horario real de tu equipo. De ahí saca el agente la hora de apertura y de cierre que le pasa a
comprobar_disponibilidad: si no cuadra, los huecos que ofrezca tampoco.La duración viene fijada en 15 minutos y aparece en tres sitios del prompt: en el propio bloque de horario, en las instrucciones de comprobar_disponibilidad — junto al ejemplo de hasta qué hora se puede ofrecer dentro de un hueco — y en las de crear_cita. Cámbiala en los tres.4
Configura las herramientas de Google Calendar
Crea los flujos Comprobar disponibilidad (Google Calendar) y Crear cita (Google Calendar) desde el apartado Flujo en Herramientas. Los dos tienen que apuntar al mismo calendario: si no, el agente ofrece huecos de una agenda y crea la cita en otra.Así se crea un flujo sin salir del agente:Los nombres deben coincidir exactamente —
comprobar_disponibilidad y crear_cita — porque el prompt los invoca de forma literal. El añadido “(from template)” que se tiene de crear el flujo a partir de una plantilla se puede quitar a mano una vez que abres el flujo.Los dos flujos vienen con la zona horaria fijada en Europe/Madrid. Si operas en otra, revísala antes de seguir: son tres campos en Comprobar disponibilidad (Google Calendar) y dos en Crear cita (Google Calendar).5
Configura el disparador de la llamada
Este agente no recibe llamadas: las hace. Crea el flujo Disparador de llamada mediante Webhook desde las plantillas de flujos, apunta tu formulario a su URL de webhook y selecciona ahí este agente.
6
Añade la gestión postllamada
Añade Gestión de lead postllamada (HubSpot) como flujo post-llamada desde la sección Flujo del agente. Sin él, el agente agenda igual, pero nada queda registrado en tu CRM ni se envía ningún email. En la explicación del flujo hay además algunas recomendaciones para poder llevar la gestión de leads al siguiente nivel.Ese flujo necesita el email del lead en la variable dinámica
mail, que se define en el flujo de llamada saliente. Revisa el paso correspondiente antes de darlo por bueno.7
Activa la herramienta de colgar
El prompt termina la llamada con un “y cuelga”, pero la plantilla llega sin ninguna herramienta de llamada activada. Actívale Colgar si quieres que ese paso funcione de verdad; si no, la llamada se queda abierta hasta que cuelgue el lead o salte la inactividad.
8
Publica los flujos
Cada flujo hay que publicarlo. Si este paso no se ejecuta, el agente no podrá hacer uso de los flujos.
9
Prueba y publica
Haz una llamada de prueba agendando una cita real, comprueba que aparece en el calendario a la hora correcta y publica el agente. Para la llamada de prueba, tienes que pulsar en Test.
Ejemplo de conversación
Antes de publicar
Ten en cuenta los siguientes puntos a la hora de configurar tu plantilla:- Colgar la llamada: debes activar la herramienta de llamada Colgar para que el “y cuelga” del cierre funcione; la plantilla llega sin ella activada, así que sin este paso la llamada se queda abierta hasta que cuelgue el lead o salte la inactividad.
- Marcar como “no contactar”: si necesitas que un lead quede marcado como tal, tienes que añadirlo tú al flujo post-llamada. El prompt lo anota al final del apartado de situaciones específicas, pero por sí solo no hay ninguna herramienta ni flujo que lo aplique.
- Transferir a una persona: añade la herramienta de transferencia o gestiónalo en el flujo posterior si quieres que esto ocurra de verdad. Ante la petición de hablar con alguien real, el agente de base dice que lo anota y que el equipo escribirá, pero no pasa nada más.
- Reintentar llamadas sin respuesta: si quieres que se reintente cuando el lead no contesta, tendrás que montarlo aparte. Cada formulario dispara una sola llamada.
- Anular o modificar citas: si necesitas esta función, tendrás que añadirla; la plantilla no la incluye.
- Atender en varios idiomas: cambia el selector de idioma a Multilingüe para que el agente detecte el idioma de cada lead y responda en ese mismo idioma. Por defecto solo habla español, aunque el lead cambie de idioma.
Siguientes Pasos
Disparador de llamada mediante Webhook
El flujo que origina la llamada.
Gestión de lead postllamada (HubSpot)
El flujo que recoge el resultado.
Comprobar disponibilidad
El flujo que consulta los huecos libres.
Cómo hacer prompts
Si quieres modificar el prompt de la plantilla.