Flujos relacionados: Comprobar disponibilidad (Google Calendar).Agentes relacionados: Gestión de citas (Google Calendar) y Gestión de leads (HubSpot).
Qué hace
El agente le pasa la hora de inicio y de fin de la cita (start_date y end_date, en hora local) junto con el nombre y el teléfono del cliente, y el flujo crea el evento en tu Google Calendar.
Antes de crearlo vuelve a consultar el calendario. Si en ese hueco ya hay algo agendado, no crea nada y le pide al agente que ofrezca otra hora — así una cita que haya entrado por otra vía mientras hablabais no acaba duplicada.
Es un flujo durante llamada en modo síncrono: el agente lo ejecuta a mitad de conversación y espera la respuesta antes de confirmarle la cita al cliente.
Cómo funciona
El flujo siempre termina en un paso Devolver respuesta, con uno de tres desenlaces:
- Hueco libre y evento creado — el agente recibe
Cita creada de manera correcta.y le confirma la cita al cliente. - Hueco ocupado — no se crea nada. Al agente se le indica que se disculpe y pida otra fecha.
- El evento no se ha podido crear — el agente recibe
Un error ha ocurrido.No hay cita, así que no debe confirmarla.
Qué necesitas
- Una conexión de Google Calendar
- El calendario donde se crean las citas, que debe ser el mismo que consulta Comprobar disponibilidad (Google Calendar)
Puesta en marcha
1
Copia la plantilla
Desde la sección Flujos, abre el catálogo de plantillas y cópiala. El flujo se crea deshabilitado.
2
Rellena la variable del calendario
La plantilla trae una variable
<<calendar_id>> que se usa en dos pasos: Comprobar disponibilidad y Crear Evento. Tiene que ser el mismo calendario en los dos, y el mismo que consulta el flujo comprobar_disponibilidad. Si apuntan a calendarios distintos, el agente ofrece huecos de una agenda y crea la cita en otra.3
Selecciona la conexión de Google Calendar
Los dos pasos de Google Calendar necesitan tu conexión.
4
Revisa la zona horaria
Europe/Madrid aparece en el campo Input Time Zone de Adaptar fecha inicial y Adaptar fecha final. Si operas en otra zona horaria, cámbialos en los dos. El cambio de hora de verano/invierno se aplica solo.5
Publica el flujo
Publica el flujo. Sabrás que el flujo ha sido publicado si no aparece el texto de Borrador.
6
Asígnalo al agente
Añádelo desde la sección Flujos del agente. El nombre del flujo es el nombre de la herramienta que ve el agente, así que déjalo en
crear_cita. Este paso no es necesario si el flujo se ha creado a partir del agente.Antes de publicar
- La comprobación previa mira solo el hueco de la cita, no tu horario de apertura. Que el agente no agende con el centro cerrado depende de su prompt, no del flujo.
nameyphoneson parámetros opcionales. Si el agente no los recoge, el evento se crea igualmente, con el títuloCita -y sin teléfono en la descripción.- El evento se crea sin invitados: el teléfono del cliente queda en la descripción y no se le envía ninguna invitación por email.
- El flujo solo crea. No anula ni modifica citas ya existentes.
- Está fijado a un solo calendario. Para varios centros con agendas distintas, duplica el flujo.
- Si tarda más de 60 segundos o algún paso falla, el agente continúa sin la respuesta y no sabrá si la cita se creó.
- La duración de la cita viene determinada en el prompt del agente.
Siguientes Pasos
Gestión de citas (Google Calendar)
El agente que usa este flujo.
Comprobar disponibilidad
El otro flujo que necesita el agente.